Tájékoztató bejelentők részére

A Grape Solutions Zrt. (továbbiakban: Társaság) – megfelelve a köztulajdonban álló gazdasági társaságok takarékosabb működéséről szóló 2009. évi CXXII. törvény, a köztulajdonban álló gazdasági társaságok belső kontrollrendszeréről szóló 339/2019. (XII. 23.) kormányrendelet, valamint a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény (továbbiakban: „Panasztörvény”) előírásainak – a szervezeten belüli integritást sértő események és külső panaszok bejelentésének fogadására dedikált csatornákat tart fenn.

Szervezeti integritást sértő eseménynek minősül különösen minden olyan emberi mulasztás vagy cselekmény, amely a vonatkozó jogszabályoktól, csoportszintű és belső, illetve egyéb szabályozóktól, az Etikai Kódexben foglalt elvárásoktól, valamint a Társaság célkitűzéseinek, értékeinek és elveinek megfelelő működéstől eltér, ideértve különösen a jogellenes cselekményeket és mulasztásokat, egyéb visszaéléseket, korrupciós eseményeket, valamint az anti-korrupciós kontrollok megsértését.

Külső panasznak minősül különösen minden egyéni jog, vagy érdeksérelem megszüntetésére irányuló panasz, melynek elintézése nem tartozik más – így különösen bírósági, hatósági – eljárás hatálya alá. A Társaság és a Társaság valamely szervezeti egysége/munkavállalója által kifejtett tevékenységgel vagy magatartással kapcsolatban bárki élhet panasszal. Külső panaszt tehet bárki, akinek jogát/jogos érdekét a Társaság, vagy annak munkavállalója intézkedése sérti.

Panasztörvény szerinti panasz megtételére jogosult és a Társaság belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tehet:

a) a Társaság által foglalkoztatott,
b) az a foglalkoztatott, akinek a Társaságnál fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt, és
c) a Társasággal a foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött.

Továbbá a Társaság belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tehet:

a) az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a Társasággal szerződéses kapcsolatban áll,
b) a Társaság tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a foglalkoztató ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is,
c) a Társasággal szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy,
d) a Társaságnál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes,
e) a Társasággal az a), b) vagy d) pont szerinti jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, és
f) az a személy, akinek az a), b) vagy d) pont szerinti jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a Társasággal megszűnt.

A bejelentővel szemben alapvető elvárás, hogy a bejelentést jóhiszeműen tegye meg, és minden általa ismert, releváns információt közöljön az eset megfelelő megítéléséhez és kivizsgálásához. Az Grape Solutions Zrt. biztosítja, hogy egyetlen bejelentőt sem érjen hátrány, zaklatás vagy bármilyen egyéb retorzió vagy diszkrimináció annak következtében, hogy információt szolgáltat panasz alapját szolgáló esemény gyanúja esetén, ugyanakkor a rosszhiszeműen tett hamis, valótlan bejelentés annak tartalmától függően jogi következményeket vonhat maga után. A bejelentőt akkor sem érheti hátrány, ha az általa jóhiszeműen tett bejelentés a vizsgálat során megalapozatlannak bizonyul.

A bejelentések eredményes vizsgálatához legalább az alábbi információk megadása szükséges:

az Etikai Kódex megsértése vagy egyéb szervezeti integritást sértő vétség vagy külső panasz alapjául szolgáló vétség miatt bepanaszolt személy beazonosításához alapvetően szükséges adatok;
a bejelentett panasz alapjául szolgáló esemény, magatartás, minél konkrétabb, részletesebb leírása (helyszín, időpont, cselekmény, érintett természetes vagy jogi személyek);
az eset bizonyítására alkalmas, a bejelentő rendelkezésére álló dokumentumok, információk, bizonyítási eszközök és/vagy azok fellelhetőségére vonatkozó adatok;
azon személyek megjelölése, akik tanúsíthatják vagy tudomással bírhatnak a bejelentett eseményről, cselekményről, annak körülményeiről.

A bejelentő névvel vagy anonim módon az alábbi módokon és kommunikációs csatornákon (továbbiakban: bejelentővonal) keresztül jelezheti panaszát:

e-mailben: megfelelestamogatas@grape.solutions e-mail címen
írásbeli levélben, postai úton vagy más kézbesítési forma választásával az alábbi levelezési címre: Grape Solutions Hungary Zártkörűen Működő Részvénytársaság Megfelelési tanácsadó (s.k. felbontásra), 1023 Budapest, Árpád fejedelem útja 26-28. 1. em. (a bejelentést zárt borítékban kell megküldeni)
személyesen: Grape Solutions Hungary Zártkörűen Működő Részvénytársaság, 1023 Budapest, Árpád fejedelem útja 26-28. 1.em)

Amennyiben bejelentőnek szoftvertámogatással kapcsolatos panasza van bejelentését a Társaság a support@grape.solutions e-mail címen fogadja.

A bejelentéssel kapcsolatos további tudnivalók:

a fent rögzített e-mail fiókok ellenőrzése napi szinten megtörténik,
a Társaság minden bejelentést megvizsgál
a bejelentéshez kizárólag a Társaság Megfelelési Tanácsadója fér hozzá, a bejelentés bizalmas kezelése biztosított,
lehetőség van anonim bejelentésre, azonban ebben az esetben is szükséges, hogy a Társaság előtt legalább a bejelentő valamely elérhetősége (pl. e-mail cím, postacím vagy postafiók cím) ismert legyen a vizsgálat hatékony lefolytatásának elősegítése, a további információadás és a visszacsatolás lehetőségének biztosítása céljából.
a bejelentések kivizsgálására a Társaság belső szabályzatának megfelelően kerül sor (GRAPE_SZAB-57)
az eljárás első lépéseként megvizsgálásra kerül, hogy a bejelentés alapján fennáll-e az integritást sértő események, vagy a külső panasz alapját szolgáló esemény gyanúja és amennyiben igen, akkor vizsgálati eljárás indul, mely vizsgálati jelentéssel zárul.
a bejelentő természetes személy a bejelentés megküldésével a 20-B_Grape_Adatkez_Tajek_Panaszok_HUN_2023_08 elnevezésű adatkezelési tájékoztatóban foglaltak alapján hozzájárul személyes adatainak a tájékoztatóban foglaltak szerinti kezeléséhez.

Tájékoztatjuk, hogy a bejelentéseket annak beérkezésétől számított 30 (harminc) napon belül kivizsgáljuk, amely határidőtől csak indokolt esetben, a bejelentő egyidejű tájékoztatása és a határidő hosszabbítás indoklása mellett térünk el. A vizsgálat teljes időtartama a bejelentés beérkezésétől számított 3 (három) hónapot nem haladhatja meg.

Külső panasz vonatkozásban a bejelentésre nyitva álló szubjektív határidő (amelyen belül a panaszos a sérelmezett tevékenységről való tudomásszerzést számított meghatározott időn belül jelentheti be panaszát): 6 (hat) hónap

Külső panasz vonatkozásában a bejelentésre nyitva álló objektív határidő (amelyen túl a panaszos a tudomásszerzésének idejétől függetlenül, a bejelentett panaszt a Társaság érdemi vizsgálat nélkül elutasítja): 1 (egy) év

A panasz kivizsgálásának eredményéről a fenti határidőn belül tájékoztatjuk a panaszost. (az anonim, illetve a panaszos elérhetősége nélküli bejelentés kivételével)

A panaszbejelentésben szereplő adatok kezeléséről a Társaság panaszkezelésre vonatkozó adatvédelmi tájékoztatójában találhatók részletes információk.

A bejelentő természetes személy, a bejelentésről érdemi információval rendelkező természetes személy és a bejelentéssel érintett természetes személy jogairól és kötelezettségeiről és egyéb hasznos tudnivalókról további részletes információk elérhetőek az alábbi linkeken: